Політика конфіденційності

Ця політика пояснює, які персональні дані обробляє Tolvend, навіщо, де вони зберігаються, скільки часу і які права ви маєте. Вона стосується сайту tolvend.com, CRM на crm.tolvend.com і магазинів на shop.tolvend.com (разом — «Сервіс»). Політику складено відповідно до Закону України «Про захист персональних даних».

1. Хто ми

Tolvend — онлайн-сервіс для невеликих виробників і магазинів: CRM для каталогу, замовлень, клієнтів, оплат і доставки та вітрина, де покупці оформлюють замовлення.

Власник Сервісу — фізична особа Ілля Потов (далі — «ми»). З усіх питань щодо персональних даних пишіть на support@tolvend.com.

2. Хто відповідає за дані

Залежно від того, про які дані йдеться, ми виступаємо в одній із двох ролей:

• Володілець даних акаунтів CRM, тобто людей, які реєструються й працюють у Tolvend, а також технічних даних про роботу Сервісу. Навіщо і як обробляти ці дані, визначаємо ми.
• Розпорядник даних покупців. Організація, яка веде в Tolvend замовлення й клієнтів або приймає замовлення через свою вітрину (далі — «продавець»), є володільцем даних своїх покупців і сама вирішує, які дані збирати й навіщо. Ми обробляємо їх лише за дорученням продавця і лише для того, щоб Сервіс працював.

Дані покупців ми не використовуємо для власних цілей, не продаємо і не надсилаємо покупцям рекламу.

3. Які дані й навіщо

Акаунт у CRM

• імʼя, прізвище, email і номер телефону;
• пароль — лише у вигляді хешу, сам пароль ми не знаємо;
• фото профілю й адреса, якщо ви їх додали;
• сесії входу: коли сесію відкрито, оновлено і коли вона спливає;
• організації, у яких ви працюєте, ваші ролі в них і запрошення до команди, зокрема email запрошеної людини.

Навіщо: створити акаунт і забезпечити вхід, підтвердити email і телефон, надіслати код для відновлення пароля чи запрошення, показати розділи відповідно до ролі. Підстава — укладення й виконання договору з вами (Умови використання).

Дані організацій

Назва й налаштування організації, каталог, ціни, залишки, постачальники, платежі, витрати й файли, які ви завантажуєте, наприклад фото товарів. Здебільшого це дані бізнесу, але серед них можуть бути й персональні дані, скажімо імʼя й телефон контактної особи постачальника. Підстава — виконання договору.

Покупці продавців

Імена, телефони, email, адреси доставки, замовлення, записи про оплати й борги, доставки та коментарі. Ці дані вносить продавець або сам покупець, коли оформлює замовлення у вітрині. Ми обробляємо їх як розпорядник, а підставу для обробки визначає продавець; зазвичай це укладення й виконання договору купівлі-продажу з покупцем.

Сервіс не приймає оплату карткою і не обробляє даних платіжних карток.

Коди підтвердження телефону

Коли цю функцію ввімкнено, код для підтвердження номера надсилаємо через Telegram Gateway або SMS (TurboSMS). Для цього передаємо номер телефону й сам код.

Технічні дані

IP-адреса потрібна, щоб обмежувати кількість спроб входу й оформлення замовлень і захищати Сервіс від зловживань. Ми тримаємо її в памʼяті сервера недовго й не записуємо в базу даних. Журнали сервера містять час, адресу й результат запитів та повідомлення про помилки: за ними ми знаходимо й виправляємо збої. Підстава — наш законний інтерес у безпечній і стабільній роботі Сервісу.

Листування

Якщо ви пишете на support@tolvend.com, ми отримуємо вашу адресу й зміст листа і використовуємо їх, щоб відповісти.

Згода

Якщо для якоїсь обробки знадобиться ваша згода, ми попросимо її окремо. Згоду можна відкликати будь-коли. Автоматизованих рішень, що мають для вас правові наслідки, ми не ухвалюємо і профілів для реклами не складаємо.

4. Вхід через Google

• Коли ви входите через Google, ми отримуємо від Google лише ваше імʼя, адресу електронної пошти та фото профілю (дозволи openid, email і profile). Пароля від акаунта Google ми не бачимо.
• Ці дані ми використовуємо лише для того, щоб створити ваш акаунт і забезпечити вхід у нього.
• Ми не продаємо ці дані, не використовуємо їх для реклами і не передаємо третім особам, крім постачальників, перелічених у розділі 5.
• Відʼєднати Tolvend від свого акаунта Google можна в налаштуваннях акаунта Google (myaccount.google.com/connections). Щоб видалити акаунт Tolvend разом із цими даними, напишіть на support@tolvend.com.

Використання Tolvend інформації, отриманої через API Google, відповідає Політиці щодо даних користувачів сервісів Google API, зокрема вимогам обмеженого використання (Limited Use).

5. Кому передаємо дані

Ми не продаємо персональні дані. Передаємо їх лише постачальникам, без яких Сервіс не працює, і лише в потрібному обсязі:

Hetzner

сервери, база даних і зашифровані резервні копії в дата-центрах у ЄС (Німеччина, Фінляндія)

Cloudflare

DNS домену tolvend.com і пересилання листів, надісланих на support@tolvend.com

Google

вхід через Google; пошта Gmail, куди надходять листи на support@tolvend.com; карти Google і визначення координат адрес доставки, залежно від налаштувань Сервісу

OpenStreetMap

карти й визначення координат адрес доставки, залежно від налаштувань Сервісу

Resend

надсилання листів із кодами підтвердження, відновленням пароля й запрошеннями (регіон ЄС)

Нова Пошта

пошук міст, відділень і вулиць, коли вводите адресу доставки

Telegram Gateway, TurboSMS

надсилання кодів підтвердження телефону, коли цю функцію ввімкнено

Для карт і визначення координат передаємо лише адресу, без імені й телефону. Основне сховище даних розташоване в ЄС. Google, Cloudflare і Telegram працюють у багатьох країнах і можуть обробляти дані за межами України та ЄС відповідно до власних політик конфіденційності.

Органам влади ми передаємо дані лише тоді, коли цього вимагає закон, наприклад за рішенням суду.

6. Де і скільки зберігаємо

• База даних і файли зберігаються на серверах Hetzner у ЄС.
• Дані акаунта зберігаються, поки існує акаунт. На ваш запит ми видаляємо акаунт і повʼязані з ним дані.
• Дані покупців зберігаються, поки їх зберігає продавець. Продавець може видалити дані свого клієнта в CRM.
• Журнали сервера мають обмежений розмір і автоматично перезаписуються новими записами.
• Резервні копії робимо щодня, шифруємо і зберігаємо окремо від сервера, у сховищі в ЄС. Ми тримаємо до 14 щоденних і 8 щотижневих копій, тому видалені дані повністю зникають із копій приблизно за два місяці. Копії використовуємо лише для відновлення після збою.

7. Cookies і сховище браузера

Ми використовуємо лише ті cookies і записи в сховищі браузера, без яких Сервіс не працює. Рекламних та аналітичних cookies і трекерів сторонніх сервісів немає, тому окремої згоди на cookies ми не питаємо.

• CRM: cookies сесії входу, вибрана тема й мова. Під час входу через Google додаються службові cookies, які захищають перехід на Google і назад. У сховищі браузера зберігаються налаштування інтерфейсу: стан бічного меню, ширина колонок, фільтри списків.
• Вітрина магазину: cookies немає. Кошик зберігається в сховищі браузера на вашому пристрої, а підсумок оформленого замовлення — у сховищі вкладки, доки ви її не закриєте.
• Сайт tolvend.com: cookies немає.

Cookies і сховище можна очистити в налаштуваннях браузера. Після цього доведеться увійти знову, а кошик у вітрині стане порожнім.

8. Захист даних

• зʼєднання з Сервісом — лише через HTTPS;
• паролі зберігаються тільки у вигляді хешів;
• доступ до сервера — лише за ключами;
• резервні копії зашифровані;
• дані різних організацій відокремлені, а в команді кожен бачить лише те, що дозволяє його роль.

9. Ваші права

Стаття 8 Закону України «Про захист персональних даних» гарантує вам право:

• знати, які ваші дані ми обробляємо, звідки вони, навіщо і кому ми їх передаємо;
• отримати доступ до своїх даних: відповідь надамо не пізніше ніж за 30 календарних днів від дня, коли отримаємо запит;
• вимагати змінити або видалити дані, якщо вони недостовірні чи обробляються незаконно;
• заперечити проти обробки своїх даних;
• відкликати згоду, якщо обробка ґрунтується на згоді;
• знати механізм автоматичної обробки даних і бути захищеним від автоматизованих рішень, що мають для вас правові наслідки;
• на захист від незаконної обробки, випадкової втрати, знищення чи пошкодження даних;
• скаржитися на обробку своїх даних Уповноваженому Верховної Ради України з прав людини (ombudsman.gov.ua) або до суду.

Більшість даних профілю можна змінити самостійно в CRM. Щоб отримати копію даних, видалити акаунт або скористатися іншим правом, напишіть на support@tolvend.com з адреси, привʼязаної до акаунта. Ми можемо попросити підтвердити, що запит надіслали саме ви.

Якщо ви покупець магазину на Tolvend, звертайтесь до продавця (розділ 2), і ми допоможемо йому виконати ваш запит.

10. Діти

Сервіс призначений для бізнесу. Акаунт у CRM може створити лише особа, якій виповнилося 18 років. Ми свідомо не збираємо даних дітей; якщо дізнаємося, що акаунт створила особа до 18 років, видалимо його.

11. Зміни політики

Ми можемо оновлювати цю політику. Нова редакція зʼявляється на цій сторінці з датою оновлення вгорі. Про суттєві зміни повідомимо заздалегідь електронною поштою або на tolvend.com.

12. Контакти

Ілля Потов, власник Tolvend
support@tolvend.com